Om te waarborgen dat de brandweer – en meer speciaal de maatlatregio – de taken op het gebied van industriële veiligheid goed uitvoert, is het nodig dat de Maatlatregio beschikt over een geïmplementeerd kwaliteitssysteem.
In het kwaliteitssysteem zijn alle belangrijke werkprocessen beschreven en zijn de wettelijke vereisten en andere afspraken over rolverdeling, inhoud, termijnen, communicatie etc. verwerkt.

De procesbeschrijvingen hebben nog een belangrijke extra functie: zij brengen duidelijkheid aan degenen die met de regionale brandweer samenwerken: gemeentebestuur, locale brandweer, Brzo-partners, etc. zodat ook voor hen helder is, wat men wel (of juist niet) van de brandweer mag verwachten.

Onder een proces wordt hier verstaan: een set samenhangende activiteiten om input (bijvoorbeeld planningen, inspectierapporten, adviesaanvragen) om te zetten in output (bijvoorbeeld inspecties, handhavingsmaatregelen, adviezen). Een proces wordt gestart door een duidelijke trigger en eindigt met een duidelijk resultaat.

Een procesbeschrijving is een gespecificeerde wijze waarop een proces wordt uitgevoerd. Bij autorisatie door de leiding is het een norm voor procesuitvoering.
In de procesbeschrijvingen worden taken toegewezen aan rollen die medewerkers bij de brandweer vervullen. In de procesbeschrijvingen zijn twee algemene rollen onderscheiden: Manager Industriële Veiligheid en Medewerker Industriële Veiligheid. Deze rollen worden bij de verschillende regionale brandweren door medewerkers met uiteenlopende functiebenamingen (bijvoorbeeld ambtenaar OOV, specialist Industriële Veiligheid, toezichthouder, handhaver) vervuld. Wie hiermee bedoeld worden moet iedere maatlatregio straks voor zijn eigen regio nader specificeren.
​