Informatiebeleid beschrijft de manier waarop een organisatie wil omgaan met het hebben en delen van informatie. Dit wordt bepaald door wat je wilt (doelstellingen van je organisatie), wat je moet (vanuit wetgeving) en wat je kunt (met beperkte capaciteit).
Vanuit dit krachtenveld beschrijft informatiebeleid de keuzes in het hebben en delen van informatie voor de aspecten begroting, voor de werkprocessen, voor de gegevensverzamelingen, en voor de ICT. Informatiebeleid is dus meer dan automatiseringbeleid!
Informatiebeleid bestaat uit richtlijnen en uitgangspunten voor het hebben en delen van informatie. Een voorbeeld van zo’n beleidsuitgangspunt is: “Wij halen al onze adresgegevens uit één basisregistratie.” Het informatiebeleid volgt uit de missie en visie van de organisatie en geeft richting aan de kwaliteitsverbetering van werkprocessen en de inrichting van ICT. Hoogleraar Keteninformatisering Jan Grijpink stelt zelfs: “Eerst informatiseren, dan organiseren, dan pas automatiseren.” De organisatiestructuur volgt immers uit wat een organisatie aan producten levert, en voor steeds meer organisaties bestaan die producten zelf uit informatie.
Informatiebeleid dient dus om sturing te geven aan betere processen: (1) primaire processen, (2) besturende processen en (3) ondersteunende processen. Bijbehorende vragen zijn dan: “Om welke informatie gaat het?” en “Hoe krijgen we en houden we die informatie optimaal gebruikt in de organisatie?” Eén manier om dit snel inzichtelijk te krijgen is het opstellen van een Doel-Inspanningen Netwerk (zie figuur hierboven).
Om succesvol informatiebeleid op te zetten en bij te houden is het zaak om een realistische ambitie te bepalen. Hiertoe is het van belang om inzicht te hebben in waar de organisatie staat op aspecten zoals leiderschap, strategie, processen, mensen en middelen. (zie figuur). Als de ambitie niet in lijn is met waar de organisatie nu staat, dan verdwijnen documenten over informatiebeleid in het algemeen in de lade. Alleen als de ambitie rondom informatiebeleid is opgelijnd met waar de organisatie nu staat, maakt de organisatie een succesvolle volgende stap.
